La conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è un processo molto delicato da valutare con attenzione.

Come Funziona?

Mysond provvede a conservare AUTOMATICAMENTE a norma non solo le fatture elettroniche ma anche tutte le notifiche relative, mantenendo così traccia di tutti gli eventi relativi alla fattura.
Non è necessario aver generato e inviato la fattura con il nostro sistema, si possono importare fatture (anche PASSIVE, nel caso di enti e para-enti che ricevono fatture elettroniche) e notifiche.
Puoi quindi utilizzarlo anche solo per conservare.
E’ importante sottolineare, come ribadito dalla circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 81/E del 25/9/2015, che è NECESSARIO POTER ESIBIRE le FATTURE in caso di controlli. Nel nostro sistema ciò è semplicissimo, è sufficiente accedere e visionare i documenti nell’apposita sezione, il tasto ESIBISCI scarica sul PC il file che richiede la autorità di controllo.

Cos'è’ la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004).
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

La conservazione sostitutiva e i rischi

Le normative sono chiare e solo alcune compagnie sono conservatori accreditati che hanno server certificati a norma.
Le fatture elettroniche hanno l’obbligo di essere conservate esclusivamente con tali sistemi, non possono essere semplicemente archiviate su un pc o su di un supporto qualsiasi. Il rischio di non procedere correttamente implica rilevanti problematiche fiscali, ad esempio, gli organi di controllo fiscale potrebbero contestare la tenuta delle scritture contabili ed essere autorizzate a procedere con un ACCERTAMENTO INDUTTIVO!
Il nostro sistema si appoggia a server certificati della compagnia leader in Italia e rende disponibili i documenti conservati semplicemente accedendo nell’apposita sezione del sistema; sarà sufficiente premere il pulsante ESIBISCI per fornire le fatture agli agenti preposti al controllo.

Il Responsabile della Conservazione sostitutiva e il suo Manuale

Nel Nostro sistema viene data libertà di indicare un soggetto  che adempia al ruolo di Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Consigliamo di indicare il titolare rappresentante legale (scelta di Default), in prima analisi per mantenere il pieno controllo della situazione (libertà di cambiare modalità e fornitore ad esempio) in secondo luogo per evitare le obbligatorie comunicazioni all’Agenzia delle Entrate necessarie solo nel caso che tale ruolo sia ricoperto da un soggetto diverso dal titolare.
Sebbene si mantenga il ruolo di Responsabile intesa come figura di riferimento nella contrattualistica viene concessa a noi la delega al “processo di conservazione”, svuotando quindi il Responsabile dall’ onere di verificare le procedure più tecniche della conservazione (verifiche, controlli, immodificabilità, leggibilità etc). Per cui il Responsabile mediante questa delega non ha in effetti compiti specifici, ma mantiene il controllo formale della procedura aziendale.
Ricordiamo anche l’importanza del Manuale del Responsabile della Conservazione, dove vanno indicati i criteri e le modalità di conservazione. Nella nostra procedura di attivazione viene fornito il Manuale precompilato e pronto all’uso, da conservare nel luogo di tenuta delle scritture contabili; sarà proprio questo documento a cui gli agenti preposti al controllo faranno riferimento per ricercare i documenti conservati.

Luogo di Tenuta delle Scritture Contabili

L’agenzia delle Entrate ha chiarito, con la Risoluzione 81/E del 25/9/2015, che il luogo di conservazione dei documenti informatici presso terzi (l’interpello si riferiva alle fatture elettroniche) NON DEVE ESSERE DICHIARATO.Per cui nel caso di utilizzo dei nostri sistemi non sarà necessario comunicare un nuovo luogo di tenuta delle scritture contabili essendo la documentazione “accessibile” dal luogo già dichiarato semplicemente con una connessione internet e le credenziali di accesso.
Di seguito il link della Risoluzione: http://www.agenziaentrate.gov.it/…/Risoluzione_81E_25092015…

Migrazioni di conservazioni

Come si fa nel caso di cambio di fornitore per la conservazione sostitutiva?
Si hanno due strade:
1- Mantenere i documenti già conservati nel fornitore attuale, in questo caso nel manuale va annotato che per l’anno fiscale XXXX la documentazione risiede nel sistema YYYY
2 – Richiedere copia della conservazione al vecchio fornitore secondo gli standard UNI SINCRO e riversarla nel nuovo fornitore.

Altri documenti conservabili

Una volta abilitata la conservazione sostitutiva perché non smaterializzare il proprio ufficio a norma?
La norma già prevede la possibilità di archiviare libro giornale, libro cespiti, bilancio d’esercizio, registri iva, libri sociali, dichiarazioni fiscali e fatture. A breve sarà pubblicato un servizio specifico che consentirà la conservazione di tali documenti.